लेखांकन सेवाएँ

छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए नियमित बहीखाता और वित्तीय विवरण तैयारी।

बहीखाता वह मासिक काम है जिसमें दर्ज होता है कि व्यवसाय ने वास्तव में क्या किया — हर बिक्री, खरीद, भुगतान और प्राप्ति — ताकि जीएसटी रिटर्न, टीडीएस रिटर्न और आयकर रिटर्न सब एक ही आँकड़ों से बनें। यह चमक-दमक रहित है और वही नींव है जिस पर बाकी सब खड़ा है: किसी छोटे व्यवसाय पर आने वाली लगभग हर विभागीय पूछताछ, गहराई में, उन बहियों के बारे में प्रश्न होती है जो वर्ष के अंत में जल्दबाज़ी में लिखी गईं।

आवश्यक दस्तावेज़

Bank statements
Sales and purchase invoices
Expense bills and vouchers
Previous year's financial statements

प्रक्रिया

हम वास्तव में क्या करते हैं

1
We set up a chart of accounts that fits the business
A generic chart makes every later question harder to answer. The heads follow how the business actually earns and spends, so that a query about one category can be answered by pulling one ledger rather than by reading the whole year.
2
We record transactions monthly, not annually
Monthly recording is what makes the GST return true when it is filed rather than corrected later. Reconstructing twelve months in March is where the errors come from — and where the difference between the GST turnover and the income tax turnover is created.
3
We reconcile the bank every month
Every entry in the books is matched to the bank statement. Unexplained credits are the single most common source of an addition to income in an assessment, and they are far easier to explain in the month they occurred than two years later.
4
We keep the GST and TDS positions aligned as we go
Input credit claimed is checked against GSTR-2B, and TDS deducted is checked against what has been deposited and returned. Doing this monthly means the annual reconciliation is a summary rather than an archaeology project.
5
We produce statements you can actually use
A monthly profit and loss, a balance sheet and a debtors and creditors ageing. The ageing is the one most owners find they wanted all along — it is where the working capital has quietly gone.
6
We hand the auditor a clean file
Where an audit is required, the books, the reconciliations and the supporting documents go across in a form the CA can work from directly. An audit that starts with the auditor rebuilding the books costs more and takes longer, and the deadline does not move.

यह किसके लिए है

वे व्यवसाय जिनका जीएसटी कारोबार और आयकर कारोबार आपस में मेल खाना बंद कर चुके हैं
वे प्रोपराइटर जो हर मार्च में बैंक विवरण से पूरा वर्ष दोबारा खड़ा करते हैं
कंपनियाँ और एलएलपी, जिन्हें आकार चाहे जो हो, क़ानूनन बहियाँ रखनी हैं
वे व्यवसाय जो कर लेखा-परीक्षा की सीमा पार कर चुके हैं और अब ऐसी बहियाँ चाहिए जिन पर लेखा-परीक्षक काम कर सके
बैंक ऋण के आवेदक, जहाँ पिछले तीन वर्षों के लेखे ही निर्णय तय करते हैं
वे व्यवसाय जहाँ बहियाँ लिखने वाला जा चुका है और किसी को नहीं पता क्या दर्ज हुआ और क्या नहीं

कितना समय लगता है

निरंतर मासिक, और महीना समाप्त होने के दस कार्य दिवस के भीतर विवरण। लंबित अवधि को अद्यतन करना अलग काम है और यह इस पर निर्भर करता है कि कितने महीने खुले हैं और रिकॉर्ड कितने पूरे हैं — बिना चालानों वाले एक वर्ष के बैंक विवरण में दोनों वाले वर्ष से अधिक समय लगता है।

यदि आप कुछ न करें

बहियाँ वर्ष में एक बार समय के दबाव में लिखी जाती हैं, और वही त्रुटियाँ लेकर आती हैं जो नोटिस बनाती हैं। जब पूछताछ आती है तो स्थिति उन्हीं रिकॉर्डों से बचानी पड़ती है जो घटना के बाद जुटाए गए — और निर्धारण अधिकारी को अधिकार है कि जो बहियाँ मेल न खाएँ उन्हें अस्वीकार कर अनुमान पर निर्धारण करे। अनुमान का बचाव कर-व्यवसाय की सबसे महँगी स्थिति है, और उसकी शुरुआत उस बहीखाते से होती है जिसके लिए कोई भुगतान नहीं करना चाहता था।

कानूनी आँकड़े

तारीखें, सीमाएँ और धाराएँ

प्रत्येक आँकड़े के साथ उसका स्रोत दिया गया है।
मद	मान	स्रोत
Obligation to maintain books, income tax	Income above ₹2,50,000 or turnover above ₹25,00,000 in any of the three preceding years	Section 44AA read with Rule 6F, Income-tax Act 1961
Retention period, income tax	6 years from the end of the relevant assessment year	Rule 6F(5), Income-tax Rules 1962
Retention period, GST	72 months from the due date of the annual return	Section 36, CGST Act 2017
Books of account, companies	8 financial years, maintained at the registered office	Section 128, Companies Act 2013
Penalty for failure to maintain books	₹25,000	Section 271A, Income-tax Act 1961

जो अक्सर ग़लत होता है

पूरा वर्ष मार्च में लिखना, जहीं से जीएसटी और आयकर के कारोबार का अंतर पैदा होता है
व्यक्तिगत खर्च व्यवसाय के खाते से चलाना और उन्हें आहरण के रूप में दर्ज न करना
नकद बिक्री बहियों से बाहर रखना जबकि उनकी खरीद दर्ज हो, जो असंभव मार्जिन के रूप में दिखता है
बहियों में ऐसा इनपुट क्रेडिट लेना जो GSTR-2B में कभी उपलब्ध ही नहीं था
देनदारों की आयु-सूची न रखना, और कार्यशील पूँजी की समस्या तब जानना जब बैंक पूछे
तीन वर्ष बाद रिकॉर्ड नष्ट कर देना, जबकि आयकर और जीएसटी दोनों की संधारण अवधि इससे कहीं लंबी है

जुर्माना

₹25,000 for failure to maintain books under section 271A
Best-judgment assessment under section 144 where books are not produced, with income estimated by the officer
Disallowance of expenses that cannot be substantiated, which raises taxable profit directly
Under the Companies Act, a fine on the company and its officers for failure to maintain books under section 128(6)

ये वैधानिक राशियाँ हैं, हमारा शुल्क नहीं। हमारा शुल्क आपकी स्थिति पर निर्भर करता है और कोटेशन में दिया जाता है।

इसे इनसे न मिलाएँ

मिलती-जुलती सेवाएँ जो अक्सर एक समझ ली जाती हैं।

Tax audit

A tax audit is a statutory examination of the books by a chartered accountant, required above the turnover threshold. Bookkeeping is the work of creating the books the auditor examines — you need the second before anyone can do the first.

GST return filing

Return filing reports a period's figures to the department. Bookkeeping produces the figures. A return prepared without books is an estimate, and it is the estimate that later disagrees with the income tax return.